Mitarbeiterrollen & Genehmigungen

Hallo,zum 1.1.23 planen wir die Anwesenheiten in Personio zu nutzen.Wir haben getestet und für die Mitarbeiter sieht es gut aus.Der Mitarbeiter trägt seine Zeiten/Pausen ein und der Vorgesetzte genehmigt diese dann.Unser Problem:Die Buchungen von uns als Admins erscheinen nicht bei unserem Vorgesetzten. Wir haben eine extra Rolle erstellt, damit wir mit ein paar Kollegen testen konnten und wir Admins sind auch darin. In der Community habe ich nichts gefunden.Wo fehlt die Info fürs System? Bei Urlaub geht es 😃.Ich freue mich auf Eure Antwort.Danke und GrußGaby

Hallo zusammen, ich kann den Button “Genehmigung überspringen” bei der Abwesenheitsart “Bezahlter Urlaub” nicht deaktivieren, siehe auch Screenshot. Wo kann ich das einstellen? Danke!

Hallo zusammen,seit dem letzten Update scheint bei uns im zweistufigen Genehmigungsprozess (1. HR Manager, 2. Führungskraft) die Anzeige zu fehlen, wer gerade mit der Genehmigung dran ist.Früher konnte man das direkt in der Anfrage sehen – jetzt leider nicht mehr.Da wir mehrere Personen mit der Rolle HR Manager sind, führt das schnell zu Überschneidungen, weil wir nicht erkennen können, ob unser Klick schon „durch“ ist oder nicht.Geht es noch jemandem so – oder übersehe ich eine neue Funktion?Danke & viele GrüßeLara

Liebe Community,unsere Mitarbeiter sehen seit der Einführung der neuen Oberfläche die Geburtstage der Kollegen:innen nicht mehr. Auch diese neuen “Jahrestage” werden den Mitarbeiter nicht angezeigt. Wir möchten diese Ansicht den Mitarbeitenden aber gerne wieder bieten.Die Rechte sind über Einstellungen / Mitarbeiterrollen / Kalender zu einen unter “Geburtstage” auf “Global” eingestellt. Auch wenn ich diese Einstellung auf “Individuell / Filter Status: aktiv” ändere, wird der Geburtstag nicht angezeigt. Weitere Frage: Wo man die Jahrestage-Ansicht einstellen kann, habe ich noch nicht herausgefunden. Und auch unter den Berechtigungen im Rollenprofil habe ich nichts passendes gefunden. Wo kann ich also die Ansicht für Geburtstage / Jahrestage für das Dashboard bzw. “Ehrentage” einstellen? Mir ist bekannt, dass ich auch eine Erinnerung für die Geburtstage einrichten könnte, aber ich fände die Ansicht im Dashboard ansprechender.Herz

Hallo zusammen, besteht die Möglichkeit, die Angabe einer Vertretung bei Abwesenheiten nur für bestimmte Gruppen / Rollen (oder anhand einer Attributs) festzulegen? Aktuell geht das meines Wissens ja nur über die Abwesenheitsart an sich, wir hätten das jedoch gerne bei Urlaub, jedoch nur bei den Führungskräften.Wäre klasse, wenn es hierfür eine Möglichkeit geben würde. DanekVGDaniel 

Hallo zusammen, seit einiger Zeit scheinen wir ein Problem bei den E-Mail Benachrichtigungen bei An- und Abwesenheitsgenehmigungen zu haben.Grundsätzlich soll derjenige, der die Genehmigung zu erteilen hat eine E-Mail erhalten.Dies scheint aber leider nicht immer der Fall zu sein. Die Aufgaben tauchen zwar in der Inbox auf, aber mal kommt eine Email und mal nicht. Leider ist es schwierig herauszufinden, wann dies der Fall ist und wann nicht.Geprüft haben wir folgendes:Die Email Benachrichtigung ist im Unternehmensprofil aktiviert Unter den persönlichen Einstellungen sind ebenfalls die Email Benachrichtigungen aktiviert Die Email, mit der Personio die Benachrichtigungen verschickt wurde auf die Whitelist gepackt, damit sie nicht “aussortieret” wird. Die Einstellungen sollten passen. Vor allem sollte es ja so sein, dass sobald eine Genehmigung erforderlich wird auch eine Email versandt wird.Leider s

Guten Morgen Zusammen, meine Kollegin und ich sind der selben Mitarbeiterrolle zugewiesen in Personio und bekommen dementsprechend momentan die selben Erinnerungen auf unserem jeweiligen Dashboard angezeigt. Ist es korrekt, dass es bisher keine Möglichkeit gibt, dass wenn eine von uns eine Erinnerung abhakt, diese auch bei der anderen Person vom Dashboard verschwindet (quasi wie bei den Genehmigungen)? Das würde uns nämlich erheblich helfen. Welche Work-Arounds nutzt ihr für diesen Fall? Einfach die entsprechenden Erinnerungen als Genehmigung umstellen? Wir würden uns sehr freuen, wenn diese Funktion zukünftig implementiert werden würde :) Liebe GrüßeAlina 

Hallo Zusammen,  ist es möglich einzustellen, wer wen vertreten kann? Sprich, dass nicht jeder in unserem Unternehmen von jedem vertreten werden kann sondern nur von bestimmten Personen?  Vielen Dank für eure Rückmeldugen!

Hallo zusammen, wir haben aktuell unsere Führungskräfte zum Zugriff auf Personio mit einer entsprechenden Rolle berechtigt. Die Rolle für “Alle Mitarbeiter” hat aktuell bei uns noch einen sehr abspeckten Zugriff. Also hier werden nur wenige Informationen angezeigt - deutlich weniger als bei der Rolle der Führungskräfte.Jetzt ist es so, dass ein Mitarbeiter, der die Rolle Führungskraft hat auch in seinen eigenen Informationen alles sehen kann, was er bei seinen Mitarbeitern sehen kann, obwohl doch (nach unserem Verständnis) hier die Rolle Mitarbeiter greifen sollte. Wie seht ihr das? Habt ihr hierfür einen Work-around? Viele GrüßeHeike 

Hallo zusammen, gibt es eine Möglichkeit einer Rolle nur die Berechtigung zur Anzeige der aktiven/onboarding/in Auszeit Mitarbeiter zu geben? Bzw. einfacher gesprochen: Können inaktive Mitarbeiter aus der Anzeige rausgenommen werden? Beispiel: Rolle Führungskraft sind nur die aktive Mitarbeiter, Mitarbeiter im Onboarding und Mitarbeiter in Auszeit. Inaktive Mitarbeiter werden der Rolle Führungskraft nicht angezeigt. Gibt es so etwas?Viele GrüßeHeike 

Hallo zusammen, wir Rollen den Zugriff auf Personio Stück für Stück aus. Bisher ist uns nur die Funktion bekannt den Login bzw. die Einladungs-E-Mail über “Konto verwalten” rauszuschicken. Gibt es eine Möglichkeit, das für mehrere Personen gleichzeitig zu aktivieren? Viele GrüßeHeike

Hallo, ich erarbeite gerade für die Führungsriege die Ansichtsberechtigungen für ihre Teams. Hier kann ich leider nicht den Abwesenheitsbereich der nicht zugehörigen Teammitglieder ausschalten.Defakto kann eine Führungskraft bei nicht Teamzugehörigen Mitarbeitenden in deren Profil den Reiter Abwesenheit sehen. Dies soll nicht sein, es reicht die allgm. Infos. Anwesenheit klappt ja auch.   

Hallo, wir haben folgende Thematik, wir wollen bei uns im Unternehmen die Genehmigungen von Urlaubsanträge und Zeit Erfassung aufteilen.3 Personen sollen je einen gewissen Personenkreis genehmigen könnenPerson A genehmigt B, C und DPerson E genehmigt F, G und H undPerson I genehmigt J, K, L, M und N

Hallo,hat noch jemand das Problem, dass unter “Einstellungen” der Reiter “Genehmigungen” nicht abrufbar ist?Wenn man drauf klickt, läd es nur kurz und man landet wieder bei der gleichen Seite “Einstellungen”.Wir haben das Problem bereits seit zwei Wochen und ein Ticket geschrieben, jedoch scheint hier nichts zu passieren:/ Somit können wir nicht notwendige Änderungen für den Genehmigungsprozess durchführen….Gibt es hier ein Workaround, um auf die Genehmigungen zu gelangen?Vielen Dank!

Moin zusammen,  habt ihr Erfahrung mit der Vertretung bei Urlaub und Urlaubsanträgen an den MA im Urlaub? Ich will, und würde erwarten, dass wenn ich im Urlaub bin, und ich eine Vertretung angegeben habe, dass diese Vertretung dann die Genehmigungen meiner Untergebenen MA zur Freigabe bekommt - ich bin ja schließlich im Urlaub.  Was in meinem Test gerade passiert ist aber, dass ich die Anfrage genehmigen muss, und meine Vertretung sie nicht mal mehr sieht. Muss man da noch was besonderes einstellen? Vielleicht Rechte für die Vertretung bestimmte Leute zu sehen/bearbeiten zu können? GrußAlex

Hallo zusammen,es geht um die datenschutzkonforme Einstellung bzw. den Umgang mit Benachrichtigungen. Nachdem wir einige Einstellungen neu überdacht und teilweise angepasst haben, gibt es nun eine Einstellung bei der ich im Dunkeln tappe.Der MA hat sich eine Erinnerung in seinem Profil unter den persönlichen Einstellungen eingestellt . "Erinnere mich 200 Tage vorher an dem Geburtstag aller MA", daraufhin hat der MA dann eine Erinnerung zum Geb. des Personalleiters bekommen, welcher nicht zum Team gehört und lt. Datenschutz nicht ohne Einwilligung gezeigt werden darf. Wir haben das ganze dann so angepasst, dass nun jeder eine Einwilligung abgeben und erst eine spezielle Erinnerung auslöst, wenn Einwilligung auf "ja" ist. Ich kann mir das nur so erklären, dass es innerhalb der Umstellung/Testphase passiert sein muss.Nun darf das nicht mehr passieren, zumal der MA auf DEN Teil der persönlichen Daten KEINEN Zugriff hat. Der MA hat sich nun

Hallo zusammen,ich habe eine Frage zur Einrichtung von Abwesenheitsarten mit und ohne Genehmigungen sowie Benachrichtigungen an Führungskräfte über Abwesenheiten.In unserem Unternehmen haben wir mehrere Standorte, die unterschiedliche Reglungen bzgl. Abwesenheiten ihrer Mitarbeitenden haben. Z.B. gibt es Standorte in denen Mitarbeitende ihren Urlaub:a) einfach eintragen können und es bedarf keiner Genehmigung oder Inkenntnissetzung der Führungskraftb) eintragen können. Die Führungskraft muss diesen zwar nicht genehmigen, aber über den Eintrag in Kenntnis gesetzt werdenc) beantragen müssen und die Führungskraft muss diesen genehmigenIch habe bereits mehrere Varianten durchprobiert, komme aber nicht zu den gewünschten Ergebnissen.Folgendes habe ich bisher versucht: Standard Berechtigung der Mitarbeitenden-Rolle für Abwesenheitsart „Bezahlter Urlaub“ auf „vorschlagen“ gesetzt und als Standard unter „Genehmigungen definieren“ ni

Hallo zusammen,folgendes Problem: eine bereits angestellte Person übernimmt zukünftig 50:50 zwei verschiedene Rollen aus 2 verschiedenen Abteilungen. Führungskraft ist in beiden Positionen gleich, kann sich aber ggf. zukünftig ändern.Hat jemand eine Idee, wie ich das umsetzen kann? Posts zu ähnlichen Situationen sind schon recht alt, vielleicht gab es in der Zwischenzeit Änderungen die ich nicht kenne oder jemand hat eine best practice?Ich freue mich auf euren Input.Viele GrüßeSarah

Hallo zusammen,wie kann man die Rollen während der Abwesenheit auf einen anderen Personaler automatisch umswitchen? Wir wollen die Rolen nicht immer manuell anpassen, sondern sobald ein Personaler im Urlaub oder anderweitig abwesend ist, die Rolle auf den/die Vertreter:in übergeht. Im KI Helpcenter wird angezeigt, dass dies wie folgt möglich ist, aber diese Funktion finden wir nicht "Einstellungen" > "Berechtigungen" > "Vertretungsregeln". Hier können Sie neue Vertretungsregeln anlegen, indem Sie auf "Neue Vertretungsregel" klicken. Geben Sie einen Namen für die Vertretungsregel an und wählen Sie den Mitarbeiter aus, der vertreten werden soll.Hat jemand eine funktionierende Lösung dafür?Danke und liebe Grüße

Hallo zusammen, wir sind gerade dabei die “neue” Funktion (ja, wir sind da spät dran) der zusätzlichen Führungskraft einzurichten. Bei der Einrichtung wird man direkt aufgefordert auch eine entsprechende Rolle anzulegen. Soweit so gut - ist erledigt. Dann kam uns aber die Idee, die zusätzlichen Führungskräfte direkt in den Bedingungen der Rolle Führungskraft (Rolle der primären Führungskraft) mit einzuschließen: Dieser Weg würde uns doppelte Änderungen ersparen, wenn in den Berechtigungen der Führungskräfte etwas angepasst werden muss. Also man muss dann nicht die Rolle Führungskraft und Führungskraft 2 anpacken. Dazu muss man sagen, dass bei uns die primären und zusätzlichen Führungskräfte zu 100% identisch in Bezug auf die Berechtigungen betrachtet werden. Jetzt kommen wir

Hallo zusammen, ich möchte einer Mitarbeiterrolle die Rechte vergeben, das diese Mitarbeiterrolle nun ebenfalls wie der Admin Mitarbeiter beenden lassen kann. Ich habe bereits viel gesucht, finde aber nicht, wo ich der Rolle die Berechtigung zuschreiben kann.Vielleicht hat jemand eine Idee. 

Wir möchten unsere Zeiterfassung so gestalten, dass unsere Mitarbeiter ausschließlich ihre Zeit über unser Terminal erfassen und nicht über die Startseite. Gleichzeitig sollen die Mitarbeiter aber die Möglichkeit bekommen, ihre Fehlzeiten bzw. Fehlbuchungen einzugeben und anschließend durch den Vorgesetzten freigeben zu lassen. Diese Möglichkeit gibt es offensichtlich bei Personio nicht oder ich habe diesen Weg noch nicht gefunden. Gibt es jemanden, der diesen Weg bei sich eingerichtet hat und kann mir einen Tipp, wie ich mit der fehlenden Einrichtungsmöglichkeit umgehen kann.Vielen Dank für Tipps im Voraus.Tatjana

Hallo, das Marketingteam möchte gerne das Umfragentool nutzen, hierzu habe ich eine neue Rolle erstellt. Nun haben die aber das Problem, wenn es um die Auswahl der Teilnehmenden geht, dass sie nur die Berufsbezeichnung sehen können aber nicht den Namen. Ich bin selbst schon auf die Idee gekommen, dass deren Sichtrechte nicht ausreichen aber Sichtrechte für die Personalinformationen möchte ich denen auch nicht geben. Ich habe auch schon ausprobiert, das öffentliche Profil um den Vor- und Nachnamen zu erweitern aber das sieht total doof aus, weil man den bevorzugten Namen nicht entfernen kann, so würde der Name dann doppelt untereinander stehen… Kann mir hier jemand eine Lösung anbieten? 

Hallo, ich bin auf der Suche nach einer Möglichkeit die Sichtbarkeit der Offboarding-Vorlage einzuschränken, damit die Mitarbeitenden nur die ihnen zugewiesenen Aufgaben sehen können. In der Inbox werden nur die relevanten ToDos angezeigt. Sobald der Mitarbeitende das Profil aufruft, sind alle Schritte und die verantwortlichen Gruppen sichtbar. Ist es möglich, diese Sichtbarkeit einzuschränken?Hoffe auf eine Lösung!Viele GrüßeAriane

Liebes Personio-Team, kann ich irgendwie einstellen, dass ich einen individuellen Bericht (bspw. historische Daten für ein individuell angelegtes Attribut) mit allen Führungskräften teile und diese aber nur entsprechend ihrer Rolle die Daten IHRER eigenen Mitarbeitenden / Berichtslinie einsehen können? Andere HR-Systeme bilden das wunderbar ab und ist meiner Meinung nach auch fundamental wichtig. Liebe GrüßeTheresa